「いつかやろう」はばかやろう。すべてのタスク・依頼は期限を切る＆その場でスケジュール

「いつかやろう」は、ばかやろう

という言葉が好きです。

毎日いろんな仕事をしていると、次々とやるべきこと、やりたいことが出てきて、TO DOリストは永遠にゼロになりませんよね。

仕事術の基本は、できるだけ「すぐやる」習慣をつけるのがポイントと、いろんな先人たちが異口同音に唱えています。しかし、実行に少し時間がかかるタスクがあったりするのも事実です。

自分のタスクはその場でいつやるか決める

私の場合、実行に5分以内のタスクは、優先順位など考えず、その場で処理・完了してしまいます。実行が5分を超えそうな場合は、いつ実施できるかをその場でスケジュールし、その時間まではそのタスクのことはいったん頭から捨ててしまいます。

誰かが言っていましたが、頭の中はパソコンのフラッシュメモリ（RAM）のようなもので、頭の中にモヤモヤがたまっていくと、メモリがいっぱいになり、目の前のことに集中できなくなります。ですから、その場でいつやるかを決めてしまい、メモリを開放します。

また、人からの依頼の場合、絶対に納期を確認し、できれば納期から1日ぐらいは余裕をもって完了するようにしています。特に上司からの依頼はふわっとしていることがあるので（笑）、具体的に何をいつまでに、どのレベルでの期待値かも含め、確認する必要があります。

ミーティングの終わり方も、絶対にネクストアクションを明確にする

ミーティングの時って、結構終わり方ふわっとする場合がありますよね？

お客様との会議でも、社内会議でも、必ず「次の進め方どうしましょうか？」とネクストアクションの明確化を促します。

特に意識しているのは、最後にまとめとして

・ミーティングで決まったこと

・次回のアクションと担当者とその納期

を読み上げて全員に確認するようにしています。

これは儀礼的で下らないことかもしれませんが、声に出して言葉にして、全員に合意をとる、ということはその後の言った言わないを防ぐ意味でもとても大事です。

（もちろん決定事項はメール等のテキストでも残し、参加者に配信します）

基本的にミーティングは、議論がゴールではなく、アクションを起こすことがゴールになることが多いので、ここが明確になっていないミーティングはやった意味が全くありませんよね（笑）

依頼は必ず納期とセットで！⇒意外とできていない人多い

新人時代によく言われたものですが、何かを人にお願いするときには、必ず依頼の納期とその理由もセットで伝えるようにしています。納期を伝えないことには、そのタスクの緊急度やスケジュールにおける優先順位が相手に伝わらず、結果放置されてしまいます。また、逆にいつまでに仕上がりそうか相手に相談するのも一つの手です。

（状況相手との関係性などによって使い分けます）

最悪なのは「なるはや（なるべく早く）でお願いします」というコミュニケーション。

これは禁句中の禁句。相手の時間の価値を否定しているようなものです。なるはや、という抽象的なことを言われても、理由も本当の納期もわからないし、相手に「今すぐ優先順位最大で対応して！」と言われているようで不愉快になると思います。
もしなるはや、と言われたら、必ず納期を確認するようにします。

ITの活用で同時に複数のプロジェクトを回せるようになってきた今、仕事の優先順位やスケジュールのつけ方は、仕事のかなりコアな部分です。

「いつかやろう」ではなく「いますぐに、納期を切る」を習慣を徹底していきたいものですね。