前提や意図・背景を理解してもらう責任は、情報を伝える側にある

先日上司と面談をしていて、改めての気づきです。

担当アカウントの進捗状況をレポートする、月1回のミーティングの際の出来事です。

私「～～という案件が決まりました。」
上司「それってそもそも何で重要なんだっけ？」

というやりとりが複数回ありました。
お恥ずかしい話ですが、私自身がその上司に対し、その案件の前提条件や背景などをきちんと説明せずに結果進捗のみ伝えたことにより、無駄なやりとりが起きてしまっていました。

この話は単に私の説明能力がショボいだけですが、日常でこういうやりとりを基にしたやりとりって結構起きているなと改めて気づきます。

例えば、
・顧客事情である部署にイレギュラーな対応をお願いしたい営業マネージャーAさん
と
・メンバーの残業を増やしたくないその作業部署のマネジャーのBさん

Aさん「お客様の納期にどうしても間に合わせたいので、イレギュラーで前倒しお願いします！」
Bさん「そもそも何でこの納期で提示してるんですか？スケジュール握れてなかったんですか？」

みたいなケースや、

・新しい企画のアイデアを考えるメンバーCさん
と
・その相談に乗る先輩メンバーDさん

Cさん「～～なんですがどうしたら良いと思いますか？」
Dさん「それなら～～してみてはどうかな？」
Cさん「はい。参考にしてみます。（うーん、〇〇だから無理かなぁ）」

また社内だけでなく、会社間のやりとりでも、ちょっとしたお互いの前提条件や背景理解のすれ違いが後々大きな問題に発展することも多々あります。

では、前提条件や背景・意図を伝える責任はどちらにあるのか？

それは当然、情報を伝える側にあると考えます。

上司や相談相手、情報の受け取り手はエスパーではありません。
自戒の念も込めてですが、特に重要なコミュニケーションであればあるほど、丁寧すぎるほどに前提条件や背景・意図を伝え、理解をしていただいたうえで情報を伝えないと、いらぬ誤解を生むことになります。

伝える（こちらの情報をただ発信する）
のではなく
伝わる（相手が受け止めることをゴールとする）

コミュニケーション。

言うは易く行うは難し、ですが、精進していきたいと思います。